Постановления 2012 год

25.01.2012 08:05 Постановление № 4

 

ГЛАВА МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ   

НОВОСЕЛЬСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

СМОЛЕНСКОГО РАЙОНА СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

 

 

П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

 

От 25.01.2012 г.                                                                               № 4

 

 

Об утверждении положения об архиве муниципального образования Новосельского сельского поселения Смоленского района Смоленской области

 

В целях обеспечения сохранности, учета, систематизации документов, формирования и оформления дел и их передачу в ведомственные архивы в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы и Инструкцией по делопроизводству в органах местного самоуправления Новосельского сельского поселения Смоленского района Смоленской области, утвержденной постановлением Главы муниципального образования Новосельского сельского поселения от 17.01.2012 г. №2.

 

п о с т а н о в л я ю:

 

1. Утвердить положение об архиве муниципального образования Новосельского сельского поселения Смоленского района Смоленской области согласно приложению.

 

 

 

                                                                                           И.Л. Абрамкина

 

 

 

 

 

 

 

                                          УТВЕРЖДЕНО

постановлением Главы муниципального   образования Новосельского сельского поселения Смоленского района Смоленской области

от 25.01.2012 г № 4

 

1. Порядок составления и утверждения

номенклатуры дел

 

1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в органах местного самоуправления, с указанием сроков их хранения.

1.2. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы органов местного самоуправления, в том числе  личные дела, журналы учета документов. Заголовок дела должен в краткой, обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела (приложение № 10).

1.3. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в органе местного самоуправления цифрового обозначения направления деятельности и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 01-02, где 01 - обозначение направления деятельности органа местного самоуправления, 02 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.

В графе 5 указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах (например, переходящих с 2006 года), выделении дел к уничтожению, лицах, ответственных за формирование дел, передаче дел в другой орган местного самоуправления для продолжения и др.

Если в течение года в органах местного самоуправления возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

1.4. Номенклатура дел органа местного самоуправления разрабатывается ответственным за делопроизводство в конце года на следующий календарный год, согласовывается с экспертной комиссией (далее – ЭК), утверждается Главой муниципального образования (председателем Совета депутатов).

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел.

1.5. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения.

 

 

2. Оформление документов,

законченных делопроизводством

 

2.1. Законченные делопроизводством документы передаются исполнителем работнику, ответственному за ведение делопроизводства в органе местного самоуправления, который формирует их в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Сроки хранения документов определяются в соответствии с номенклатурой дел и перечнями документов с указанием сроков хранения.

Полному оформлению подлежат дела постоянного срока хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает:

- подшивку или переплет дела;

- нумерацию листов в деле;

- составление заверительного листа (лист - заверитель) дела (приложение      № 11);

- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекс дела по номенклатуре, заголовок дела, даты дела и др.) (приложение № 12).

2.2. При формировании дел соблюдаются следующие основные правила:

- в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с номенклатурой дел;

- все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;

- в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- документы постоянного, временного и долговременного сроков хранения формируются в дела раздельно;

- распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу.

Дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «том 1», «том 2» и т.д.

2.3. Документы, составляющие дело постоянного срока хранения, подшиваются в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

 

 

3. Экспертиза ценности документов

 

3.1. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов с целью отбора их на хранение и установления сроков хранения.

Экспертиза проводится экспертной комиссией  органа местного самоуправления.

3.2. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (до 10 лет) сроков хранения для передачи в архив; выделение к уничтожению документов и дел за прошлые годы, сроки хранения которых истекли.

3.3. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного срока хранения и по личному составу, а также акты о выделении документов (дел) к уничтожению (приложение № 13).

3.4. Документы, подлежащие уничтожению, должны измельчаться и сжигаться после утверждения акта о выделении документов к уничтожению.

 

4. Формирование и оформление дел

 

4.1. В дело подшиваются все документы вместе с приложениями, указанными в тексте документа. При их отсутствии на документе делается запись об их местонахождении.

4.2. Документы внутри дела располагаются по хронологии (входящие - по дате поступления, исходящие - по дате отправления).

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

4.3. Дела переписки группируются по тематике за период одного календарного года и систематизируются в хронологическом порядке; документ - ответ помещается за документом - запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

4.4. Заголовок дела состоит из элементов, расположенных в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, постановления и т.д.);

- краткое содержание документов дела;

- даты (период), к которым относятся документы дела;

- указание на запрет снятия копий с документов дела.

Датами дел, содержащих распорядительную документацию являются даты регистрации самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является журнал постановлений, распоряжений и т.д., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.

Датой личного дела являются даты подписания распоряжения о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

Документы в деле нумеруются при передаче дела в архив. Документы нумеруются простым карандашом арабскими цифрами в правом верхнем углу.

4.5. Документы большого формата подшиваются за один край и нумеруются как один лист в правом углу развернутого листа. Документы с собственной нумерацией, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

4.6. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Фотографии и другие иллюстрированные материалы нумеруются на обратной стороне в левом верхнем углу.

4.7. Каждое дело заканчивается заверительным листом установленной формы (приложение № 11).

4.8. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (приложение № 12). На обложке дела указывается наименование органа местного самоуправления, индекс дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.

Данные, указываемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

- наименование органа местного самоуправления указывается полностью, в именительном падеже;

- индекс дела включает в себя цифровое обозначение дела по номенклатуре дел органа местного самоуправления, согласованной с архивом муниципального района;

- дата дела включает в себя год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве, при этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом.

5. Составление и оформление описей дел

 

5.1. На завершенные дела постоянного срока хранения ежегодно работником, ответственным за делопроизводство, составляются описи дел (приложение № 14).

5.2. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного срока хранения и дела по личному составу.

Дела включаются в описи в соответствии с порядком их расположения в номенклатуре дел органа местного самоуправления. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть имеет самостоятельный номер). Графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

Графа описи дел «Примечание» используется для проставления отметок об особенностях физического состояния дел, наличии копий и т.д.

5.3. Описи дел постоянного срока хранения и по личному составу составляются в 4 экземплярах. В архиве органа местного самоуправления остается 1 экземпляр описи дел постоянного срока хранения и 3 экземпляра описи дел по личному составу. Остальные экземпляры передаются в архив муниципального района.

 

6. Организация оперативного хранения документов

 

6.1. С момента заведения и до передачи в архивы муниципального района дела хранятся по месту их формирования.

6.2. Глава муниципального образования (председатель Совета депутатов) и ответственный за делопроизводство несут ответственность за сохранность документов и дел.

6.3. Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, хранятся в запирающихся шкафах, предохраняющих их от пыли и воздействия солнечного света.

В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой имеется в органе местного самоуправления.

На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре, годы и сроки хранения.

Хранить документы в неприспособленных шкафах и рабочих столах запрещается.

6.4. К каждому делу оформляется справка о выдаче документов (приложение № 15), в которой при ознакомлении с делом должна делаться соответствующая отметка, включающая дату, должность и фамилию ознакомившегося, а также перечень документов, с которыми он был ознакомлен.

6.5. Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения Главы муниципального образования (председателя Совета депутатов) с обязательно оставленной в деле заверенной копией документа и актом об изъятии подлинника.

 

 

 

 

 

7. Подготовка и передача документов в архив

муниципального района

7.1. В архив муниципального района (далее - архив) передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

7.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив по истечении двухлетнего срока их хранения и использования в органе местного самоуправления.

7.3. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в органах местного самоуправления и по истечении срока хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

7.4. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному работником архива и утвержденному Главой муниципального образования (председателем Совета депутатов).

7.5. В период подготовки дел к передаче в архив работником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел органа местного самоуправления. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел должны быть устранены.

7.6. Прием каждого дела производится работником архива в присутствии работника, ответственного за делопроизводство. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема - передачи дел, а также проставляются подписи работника архива и работника органа местного самоуправления, передавшего дела.

7.7. В случае ликвидации или реорганизации органа местного самоуправления  лицо, ответственное за ведение делопроизводства, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет их и передает в архив муниципального района или правопреемнику. Передача дел осуществляется по описям и номенклатуре дел.