Постановления 2012 год

14.09.2012 13:05 Постановление № 66

 

АДМИНИСТРАЦИЯ НОВОСЕЛЬСКОГО СЕЛЬСКОГО  ПОСЕЛЕНИЯ

СМОЛЕНСКОГО  РАЙОНА СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

 

                                                                 П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

 

От  14.09.2012 года                                                                                          № 66

 

Об утверждении Административного регламента предоставления  Администрацией Новосельского  сельского поселения Смоленского района Смоленской области муниципальной услуги «Осуществление приема граждан, обеспечение своевременного и в полном объеме рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятие решений и направление заявителям ответов в установленный законодательством Российской Федерации срок»

 

В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»,  постановлением Администрации Новосельского  сельского поселения Смоленского района Смоленской области от 17.01.2012 г.  № 1-А «Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг»,

Администрация п о с т а н о в л я е т:

 

1. Утвердить прилагаемый  Административный регламент предоставления Администрацией Новосельского  сельского поселения Смоленского района Смоленской области муниципальной услуги  «Осуществление приема граждан, обеспечение своевременного и в полном объеме рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятие решений и направление заявителям ответов в установленный законодательством Российской Федерации срок» (далее – Административный регламент).

2. Администрации Новосельского  сельского поселения Смоленского района   Смоленской области обеспечить исполнение Административного регламента.

3. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.

4. Настоящее постановление подлежит обнародованию.

 

 

Глава муниципального образования

Новосельского сельского поселения

Смоленского района Смоленской области                                          И.Л. Абрамкина

                                                                                            Утвержден

                                                                                                                                   постановлением Администрации

Новосельского сельского поселения

                                                                                                                               от  14.09.2012 г.                 №66

 

 

Административный регламент
по предоставлению муниципальной услуги «Осуществление приема граждан, обеспечение своевременного и в полном объеме рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятие решений и направление заявителям ответов в установленный законодательством Российской Федерации срок»

 

I.Общие положения
Предмет регулирования административного регламента

1. Административный регламент Администрации Новосельского сельского поселения Смоленского района Смоленской области по предоставлению муниципальной  услуги «Осуществление приема граждан, обеспечение своевременного и в полном объеме рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятие по ним решений и направление заявителям ответов в установленный законодательством Российской Федерации срок» (далее - Административный регламент), определяет сроки и последовательность исполнения административных процедур, связанных с реализацией гражданами Российской Федерации (далее - граждане) конституционного права на обращение в государственные органы, а также устанавливает порядок взаимодействия между структурными подразделениями должностными лицами Администрации Новосельского сельского поселения Смоленского района Смоленской области и гражданами при своевременном и полном рассмотрении их обращений, принятии решений и подготовке ответов.

Описание заявителей

2. Муниципальная  услуга предоставляется гражданам Российской Федерации, иностранным гражданам и лицам без гражданства (далее - граждане, заявители), за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации или федеральным законом.

Порядок информирования о правилах предоставлении муниципальной услуги

3. Информация о местонахождении и графике работы, справочных телефонах, адреса официального сайта Администрация Новосельского сельского поселения Смоленского района Смоленской области.

Место нахождения Администрация Новосельского сельского поселения Смоленского района Смоленской области (далее Администрация): Смоленская область Смоленский район д. Новосельский, д.70;
График (режим) работы Администрации: понедельник - пятница - с 9.00 до 17.00 (перерыв с 13.00 до 14.00);

Телефоны справочной службы (факс) Администрации : 8(4812)36-62-42
Информация о порядке предоставления муниципальной услуги размещается на официальном сайте Администрация Новосельского сельского поселения Смоленского района Смоленской области в сети Интернет :, на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) в средствах массовой информации и информационных материалах (брошюрах, буклетах), а также предоставляется непосредственно муниципальными служащими Администрации.

Самостоятельная передача гражданами письменных обращений в Администрацию Новосельского сельского поселения осуществляется по адресу: Смоленская область Смоленский район д. Новосельский д.70;
Письменное обращение с доставкой по почте направляется по почтовому адресу Администрации: Обращения в Администрацию в форме электронного сообщения направляются путем заполнения специальной формы на официальном сайте Администрации: http://admin.smolensk.ru/~smol_ray.

 Обращения в форме электронного документа направляются по адресу электронной почты Администрации: Этот novosel@admin.sml
Факсимильное письменное обращение направляется по номеру:

8(4812)36-62-42
4. Порядок получения информации заявителями по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе о ходе предоставления муниципальной услуги.
Основными требованиями к информированию граждан о порядке предоставления муниципальной услуги являются достоверность предоставляемой информации, четкость в изложения информации, полнота информирования.
Информирование граждан о порядке предоставления муниципальной услуги обеспечивается муниципальными служащими Администрации непосредственно на личном приеме, а также по телефону.

При общении с гражданами (по телефону или лично) муниципальные служащие Администрации должны корректно и внимательно относиться к гражданам, не унижая их чести и достоинства. Устное информирование о порядке предоставления муниципальной услуги должно проводиться с использованием официально-делового стиля речи.

По телефонам справочных служб Администрации предоставляется следующая информация:

а) контактные телефоны должностных лиц в структурных подразделениях Администрации;

б) график приема граждан Главой;

в) почтовый, электронный адреса, факс для направления письменных обращений в Администрации;

г) о регистрации и ходе рассмотрения обращения гражданина, в том числе о должностных лицах, которым поручено рассмотрение обращения, о переадресации обращения в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, о продлении срока рассмотрения обращения с указанием оснований для этого;
д) порядок обжалования действий (бездействия) и решений должностных ли Администрации, осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления муниципальной услуги.

5. Места получения информации о предоставлении муниципальной услуги оборудуются информационными стендами, на которых размещается

следующая информация:

а) графики личного приема граждан уполномоченными должностными лицами;
б) номера кабинетов, где осуществляется прием письменных обращений граждан и устное информирование граждан;

в) фамилии, имена, отчества и должности лиц, осуществляющих прием письменных обращений граждан и устное информирование граждан;
г) адрес официального сайта Администрации;

д) номера телефонов справочной службы, факсов, адреса электронной почты Администрации.
На официальном сайте Администрации также подлежат размещению перечень типовых, наиболее актуальных вопросов граждан, относящихся к компетенции Администрации, и ответы на них.

Справочные, статистические и аналитические материалы, нормативные правовые акты касающиеся предоставления муниципальной услуги, размещаются в соответствующем разделе официального сайта Администрации.

II. Стандарт предоставления муниципальной услуги

Наименование муниципальной услуги

6. Наименование муниципальной услуги - «Осуществление приема граждан, обеспечение своевременного и в полном объеме рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятие по ним решений и направление заявителям ответов в установленный законодательством Российской Федерации срок».

Наименование органа исполнительной власти, предоставляющего государственную услугу

7. Муниципальная услуга предоставляется Администрацией Новосельского сельского поселения 

Результат предоставления муниципальной услуги

8. Результатом предоставления муниципальной услуги является:
- устный или письменный ответ гражданину на поставленные в его обращении вопросы с учетом содержания ранее поступивших обращений того же заявителя;

- меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

- обоснованный отказ в предоставлении муниципальной услуги.

Срок предоставления муниципальной услуги

9. Общий срок рассмотрения письменных обращений граждан - тридцать дней со дня их регистрации.

Письменные обращения граждан по вопросам, не относящимся к компетенции Администрации, в срок до семи дней со дня их регистрации в Администрации направляются в соответствующий орган или соответствующим должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с одновременным уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации его обращения.

В исключительных случаях, а также в случаях направления Администрацией  в установленном порядке запроса о предоставлении необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов в другие государственные органы, органы местного самоуправления и иным должностным лицам, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия, начальник (заместитель начальника) Администрация вправе продлить срок рассмотрения письменного обращения не более чем на тридцать дней с уведомлением об этом гражданина и указанием причин продления.

В случае если гражданин в одном обращении ставит ряд вопросов, решение которых находится в компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения должна быть направлена в течение семи дней со дня его регистрации в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.

Перечень нормативных правовых актов, регулирующих предоставление муниципальной услуги

10. Нормативные правовые акты, непосредственно регулирующих предоставление муниципальной услуги:

- Конституция Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 4, ст. 445);

- Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060; 2010, № 27, ст. 3410; № 31, ст. 4196);
- Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31, ст. 3448; 2010, № 31, ст. 4196; 2011, № 15, ст. 2038);

- Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31, ст. 3451; 2009, № 48, ст. 5716; № 52, ст. 6439; 2010, № 27, ст. 3407; № 31, ст. 4173, ст. 4196; № 49, ст. 6409; № 52, ст. 6974);

- Федеральный закон от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации исполнения государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 31, ст. 4179);

 - Закон Российской Федерации от 27 апреля 1993 г. № 4866-1 «Об обжаловании в суд действий и решений, нарушающих права и свободы граждан» (Российская газета, 1993, 12 мая; Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, № 51, ст. 4970; 2009, № 7, ст. 772);

Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

11. Гражданин вправе обратиться в Администрации с:
а) предложением (рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества);

б) заявлением (просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц);

в) жалобой (просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц);

Обращение гражданина может быть:

- направленное в письменном виде по почте;

- направленное в письменном виде по факсу;

- направленное в форме электронного документа направленное по адресу электронной почты;

- направленное в форме электронного сообщения, путем заполнения специальной формы на официальном Администрации  и на Едином портал государственных и муниципальных услуг;

-представленное лично в Администрацию

 Граждане могут направлять в Администрацию как индивидуальные, так и коллективные письменные обращения.

Письменное обращение гражданина, составленное в свободной форме, в обязательном порядке должно содержать:

- наименование государственного органа, в который направляется обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица;

- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии);

- адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа;

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, уведомление о переадресации обращения;

-суть обращения;

- личную подпись и дату.

Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.

 Обращение гражданина, поступившее в Администрацию в форме электронного документа должно соответствовать требованиям, установленным для письменных обращений, за исключением личной подписи гражданина, и подлежит рассмотрению в порядке, установленном Административным регламентом. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.

При устном обращении в ходе личного приема гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность, сообщает фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), место жительства, суть обращения, почтовый адрес, по которому ему должен быть направлен ответ.

На официальном сайте Администрации и Едином портале государственных услуг в соответствующих разделах размещены,  формы документов, необходимых для получения муниципальной услуги, а также обеспечена возможность для копирования и заполнения в электронном виде.

 Управление не вправе требовать от заявителя предоставления документов и информации или осуществления действий, предоставление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги.

Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

12. Обращения, поступившие в Администрацию, подлежат обязательному рассмотрению.

Перечень оснований для приостановления и (или) отказа в предоставлении муниципальной услуги

13. В предоставлении муниципальной услуги может быть отказано в случае, если:
- в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, его почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
- в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем (обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией);

- в обращении обжалуется судебное решение (в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения);
- при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи (гражданин, направивший обращение уведомляется, о недопустимости злоупотребления правом);
- текст письменного обращения не поддается прочтению (обращение не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению);

- в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно (три и более раз) давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальником (заместителем начальника Администрации) может быть принято решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что данное обращение и более ранние обращения направлялись в Администрации или одному и тому же должностному лицу Администрации (гражданину направляется уведомление о прекращении переписки).

- ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений);

Если гражданином устранены причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан ранее, вновь направленное обращение гражданина рассматривается Администрацией  в порядке, установленном Административным регламентом.

14. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

 15. Основаниями для отказа в рассмотрении обращения гражданина в форме электронного сообщения помимо оснований, указанных в пункте 13 Административного регламента, являются:

- указание гражданином недействительных сведений о себе и/или адреса для ответа;
- некорректность содержания электронного сообщения;
- невозможность рассмотрения обращения без получения необходимых документов и личной подписи автора (в отношении обращения, для которого установлен специальный порядок рассмотрения).
16. Основания для приостановления предоставления муниципальной услуги отсутствуют.

Перечень услуг, необходимых и обязательных для предоставления муниципальной услуги

17. Услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги, законодательством Российской Федерации не предусмотрено.

Порядок, размер и основания взимания муниципальной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление муниципальной услуги

18. Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги

19. Срок ожидания в очереди при личной подаче письменного обращения не должно превышать 15 минут.

В отдельных случаях по письменной просьбе заявителя ответ на обращение может быть выдан на лично заявителю. Выдачу ответа заявителю на руки осуществляет структурное подразделение, готовившее ответ. Срок ожидания при получении ответа на обращение не должен превышать 15 минут.
Срок ожидания гражданина в очереди на личном приеме к должностному лицу не должен превышать 15 минут.

Срок и порядок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги

20. Письменные обращения, в том числе в форме электронного документа, регистрируются в Журнале входящей корреспонденции и Единой межведомственной системе электронного документооборота органов исполнительной власти в течение трех дней с момента поступления в Администрации в порядке установленном в пункте 25.1. Административного регламента.

В случае получения обращения в день, предшествующий праздничным или выходным дням, регистрация производится в рабочий день, следующий за праздничными или выходными днями.

Требования к помещениям, в которых предоставляются государственные услуги

21. В местах предоставления муниципальной услуги предусматривается оборудование парковочных мест, доступных мест общественного пользования (туалетов) и хранения верхней одежды граждан.
Вход и передвижение по помещениям, в которых проводится прием, не должны создавать затруднений для лиц с ограниченными возможностями.
Место ожидания и приема граждан должно обеспечивать:
- возможность и удобство оформления гражданином письменного обращения;
- телефонную связь;

- возможность копирования документов;

- доступ к основным нормативным правовым актам в соответствии с компетенцией Администрации;

- доступ к нормативным правовым актам, регулирующим исполнение муниципальной услуги;

 - наличие письменных принадлежностей и бумаги формата А4.
Визуальная, текстовая и мультимедийная информация о порядке предоставления муниципальной услуги размещается на информационном стенде или информационном терминале (устанавливаются в удобном для граждан месте), а также на официальном сайте Администрации  http://admin.smolensk.ru/~smol_ray.

  и Едином портале государственных услуг.

Оформление визуальной, текстовой и мультимедийной информации о порядке предоставления муниципальной услуги должно соответствовать оптимальному зрительному и слуховому восприятию этой информации гражданами.
Тексты материалов печатаются удобным для чтения шрифтом, без исправлений, наиболее важные места выделяются полужирным шрифтом либо подчеркиваются.

В целях повышения эффективности контроля за соблюдением должностными лицами требований к служебному поведению государственных гражданских служащих, а также выявления и фиксации фактов, способствующих созданию условий для проявления коррупции, помещение для приема граждан может быть оснащено специальными техническими средствами.

Показатели доступности и качества государственных услуг

22. Гражданин на стадии рассмотрения его письменного обращения имеет право:
- представлять дополнительные документы и материалы по рассматриваемому обращению либо обращаться с просьбой об их истребовании, в том числе в электронной форме;

 - знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц, и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;

- получать на свое обращение письменный ответ по существу поставленных в нем вопросов, за исключением случаев, указанных в пункте 13 Административного регламента;

 - получать уведомление о переадресации обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит разрешение поставленных в обращении вопросов;

- обращаться с жалобой на принятое по обращению решение или на действие (бездействие) должностного лица в связи с рассмотрением обращения в административном и/или судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;

- обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения обращения.

Должностные лица Администрации обеспечивают:

- объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение письменных обращений граждан, в случае необходимости - с участием граждан, направивших обращения;
- получение необходимых для рассмотрения письменных обращений граждан документов и материалов в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

- принятие мер, направленных на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов граждан.

Конфиденциальные сведения, ставшие известными должностным лицам Администрации при рассмотрении обращений граждан, не могут быть использованы во вред этим гражданам, в том числе, если они могут повлечь ущемление чести и достоинства граждан. Запрещается преследование гражданина в связи с его обращением в Администрацию с критикой их деятельности в целях восстановления или защиты своих прав, свобод и законных интересов либо прав, свобод и законных интересов других лиц.

Показателями качества предоставления муниципальной услуги являются:
- достоверность предоставляемой гражданам информации о ходе рассмотрения их обращений;

- полнота информирования граждан о ходе рассмотрения их обращений;
- наглядность форм предоставляемой информации об административных процедурах;
- удобство и доступность получения информации заявителями о порядке предоставления муниципальной услуги;

- оперативность вынесения решения в отношении рассматриваемого обращения;
- соблюдение сроков рассмотрения обращений граждан;

 - количество жалоб на решения, действия (бездействие) должностных лиц Администрация в ходе предоставления муниципальной услуги;
- полнота и актуальность информации о порядке предоставления муниципальной услуги.

Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления государственных услуг в электронной форме

23. На Едином портале государственных и муниципальных услуг:
- размещена справочная информация о муниципальной услуге;

- размещены и доступны для копирования и заполнения в электронном виде формы обращений, необходимых для получения муниципальной услуги;
- обеспечена возможность представлять документы в электронном виде;
- обеспечена возможность осуществлять мониторинг хода предоставления муниципальной услуги;

- обеспечена возможность получения результатов предоставления муниципальной услуги в электронном виде.

Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

Перечень административных процедур

24. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- рассмотрение письменных обращений граждан, в том числе в форме электронного документа (сообщения);

- личный прием граждан.

Блок-схема предоставления муниципальной услуги представлена в Приложении № 1 к Административному регламенту.

25. Рассмотрение письменных обращений граждан, в том числе в форме электронного документа (сообщения)

(Данный раздел носит рекомендательный характер, содержание раздела может изменяться в зависимости от установленной процедуры в соответствующем ведомстве)
25.1. Прием и регистрация обращения.

25.1.1. Основанием для начала предоставления муниципальной услуги является поступление обращения гражданина в Администрацию.

25.1.2. Первичная обработка обращений, поступающих по почте, осуществляется должностными лицами структурного подразделения, ответственного за прием корреспонденции и включает в себя: проверку правильности направления корреспонденции, вскрытие конвертов, а также проверку наличия указанных гражданином вложений и приложений. Почтовые конверты (пакеты), в которых поступают письменные обращения граждан, сохраняются вместе с обращениями. Конверты с пометкой «лично начальнику», не вскрывая, передаются ответственному должностному лицу для доклада начальнику.

25.1.3. Обращения, прошедшие первичную обработку, передаются должностным лицам структурного подразделения, ответственного за организацию работы с обращениями граждан, для регистрации.

25.1.4. Обращения граждан в форме электронного сообщения, направленного путем заполнения специальной формы на официальном сайте Администрации, Единого портала государственных и муниципальных услуг, а также направленные по адресу электронной почты Администрации поступают в структурное подразделение, ответственное за организацию работы с обращениями граждан и переводятся в бумажную форму (распечатываются). Далее работа с такими обращениями ведется в порядке, установленном настоящим Административным регламентом для работы с письменными обращениями граждан.

25.1.5. Поступившие с письмом документы (паспорт, военный билет, трудовая книжка, пенсионное удостоверение, фотографии и другие приложения к письму) подкалываются под скрепку после текста письма, затем подкалывается конверт. В случае отсутствия самого текста письма работником, принимающим почту, подкалывается заверенный его подписью с указанием даты лист бумаги с текстом: «Письменного обращения к адресату нет», который прилагается к конверту;

25.1.6. По выявленным нарушениям и недостаткам составляются акты на письма:
- к которым прилагаются вложенные в конверты денежные знаки, ценные бумаги и т.п.;

- на письма, при вскрытии которых не обнаружилось письменного вложения;
- в конвертах которых обнаружилась недостача документов, упоминаемых в обращении или вложенной в конверт описью документов.
Акт составляется в двух экземплярах и подписывается должностным лицом структурного подразделения, ответственного за прием корреспонденции.
При этом один экземпляр акта посылается отправителю, второй - приобщается к полученным документам.

Ошибочно (не по адресу) присланные письма возвращаются на почту не вскрытыми.
25.1.7. Принятые в установленном порядке письменные обращения регистрируются в ЕМСЭД.

25.1.8. Регистрацию обращений в ЕМСЭД осуществляет должностное лицо структурного подразделения, ответственного за прием корреспонденции в следующем порядке:

1) вводит реквизиты обращения в регистрационную карточку ЕМСЭД;
2) создает в ЕМСЭД электронный образ письменного обращения или переносит в ЕМСЭД обращение, поступившее в электронной форме;

3) присваивает обращению регистрационный номер;

 4) на подлиннике обращения или на сопроводительном письме к нему, либо на распечатанном обращении, поступившем в Администрацию в электронной форме, на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу или на любом другом свободном месте ставит штамп установленного образца с указанием регистрационного номера и даты регистрации.

25.1.9. На каждое поступившее обращение заводится отдельная регистрационная карточка ЕМСЭД.

25.1.10. Должностные лица структурного подразделения, ответственного за прием корреспонденции при регистрации обращений проверяют установленные реквизиты письма, наличие указанных автором вложений и приложений, а также проверяют поступившие обращения на повторность.

25.1.11. Если одновременно поступило несколько обращений одного и того же содержания от одного и того же гражданина, то осуществляется регистрация только одного из обращений, при этом в регистрационной карточке ЕМСЭД делается соответствующая отметка о количестве дублированных обращений.

25.1.12. Повторными считаются обращения, поступившие в Администрацию от одного и того же лица по одному и тому же вопросу:

- если гражданин не удовлетворен данным ему ответом по первоначальному заявлению;
- если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством Российской Федерации срок рассмотрения и ответ заявителю не дан.

Не считаются повторными:

- обращения одного и того же гражданина, но по разным вопросам;
- обращения, в которых содержатся новые вопросы или дополнительные сведения.
Повторные обращения регистрируются так же, как и первичные, но в регистрационной карточке ЕМСЭД проставляется отметка «Повторное».
В регистрационной карточке ЕМСЭД фамилия и инициалы автора обращения заполняются в именительном падеже.

25.1.13. Если обращение подписано двумя и более авторами, то в графе «Отправитель» указывается фамилия имя отчество гражданина указанного первым, фамилия имя отчество остальных граждан, а также их общее число указываются в графе «Содержание обращения». Такое обращение считается коллективным, обращения, подписанные членами одной семьи, также считаются коллективными.

25.1.14. Обращения граждан, в которых не указаны фамилия лица, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, признаются анонимными. Ответы на подобные обращения не даются.

 В графе «Отправитель» регистрационной карточке ЕМСЭД делается запись «Анонимное» (при этом в карточке проставляется отметка о территории по почтовому штемпелю).
25.1.15. Графа «Адрес» в окне «Сотрудник» ЕМСЭД заполняется с соблюдением общепринятого при оформлении почтовой корреспонденции порядка.
Слова «город», «край», «дом», «корпус», «квартира»  рекомендуется сокращать, используя общепринят